การทำให้การจัดการความรู้เป็นระบบได้ง่ายๆในองค์กร

           ปัญหาที่ตามมาอย่างหนึ่งภายหลังการรวบรวมความรู้จากผู้ปฏิบัติในองค์กรออกมา แล้วมาจัดเก็บไว้ในถังความรู้ขององค์กรแล้วคือ จะทำอะไรต่อไป แค่สกัดความรู้ออกมาได้ แล้วมาจับใส่ลงถัง ถือว่ามีระบบการจัดการความรู้ (KM) แล้วหรือ? คำตอบคือ ยัง? ยังไม่ถือว่ามีระบบการจัดการความรู้ เพราะการที่จะกล่าวได้ว่ามีระบบการจัดการความรู้เกิดขึ้นแล้ว จะต้องมีครบองค์ประชุม อันได้แก่…

         กำหนดองค์ความรู้ที่สำคัญกับธุรกิจ –> สร้างความรู้นั้นให้เกิดขึ้นในองค์กร –> จัดเก็บความรู้นั้นเข้าถังความรู้ขององค์กร –> นำความรู้นั้นไปใช้งาน –> Update ความรู้นั้นให้ทันสมัยอยู่เสมอ –> ย้อนกลับไปดูว่าความรู้ที่สร้างและ update อยู่นี้ยังคงสอดคล้องกับความรู้ที่สำคัญของธุรกิจ

           

           ความยากหรือง่ายของการนำ KM มาประยุกต์ใช้ในองค์กร ไม่ได้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของ KM Process หรือ KM Model เลย แต่อยู่ที่ว่า เราจะมีวิธีการประยุกต์อย่างไรให้เหมาะกับองค์กรเรามากที่สุด  และถ้าเรายึดคติว่าจะนำ KM มาประยุกต์ใช้ โดยตั้งอยู่บนพื้นฐานของการทำให้เกิดประโยชน์กับผู้ปฏิบัติงานมากที่สุด  ก็สามารถเริ่มต้นและเดินต่อไปไม่ยากนัก เพราะเมื่อผู้ปฏิบัติเห็นความสำคัญ มันก็จะนำไปสู่การพัฒนางาน  และส่งผลถึงการพัฒนาองค์กรต่อไป…

           และที่สำคัญอย่าลืมนะคะว่า องค์กรไม่สามารถเกิด KM ได้ด้วยตัวเอง แต่การจะเกิด KM ได้นั้น มันต้องเกิดจากคนในองค์กรทำให้มันเกิดขึ้นมาต่างหาก  🙂

การทำให้เกิด KM ง่ายๆจากการทำงาน…ทำได้อย่างไร ?

ถ้ามีการตั้งคำถามว่า “การทำงานทุกอย่างมีองค์ความรู้เกิดขึ้นได้ทุกงานเลยหรือ ? ”  โดยส่วนตัวต้องขอตอบเลยว่า “ใช่” 

เพียงแต่องค์ความรู้ที่เกิดขึ้นนั้น มันอาจจะมีประโยชน์กับงานที่เราทำอยู่มาก น้อย หรือไม่มีเลย ก็ได้ ….

 

ซึ่งถ้าเรามาลองพิจารณากันให้ดีๆ เราจะเห็นได้ว่าในการทำงานของเราแต่ละวันนั้น เกิดความรู้ขึ้นมากมาย

ทั้งก่อนทำงาน ที่พวกเราต้องศึกษาหาข้อมูลมาประกอบเพื่อให้สามารถทำงานได้ดี 

และในขณะลงมือทำงานหรือทำโครงการใดๆก็ตาม ก็จะเกิดความรู้ขึ้นมา เช่นเมื่อลงมือทำงานแล้วเรามีทักษะ ความชำนาญมากขึ้น หรือแม้แต่เมื่อเจอปัญหาหรืออุปสรรคต่างๆ เราต้องหาวิธีการแก้ปัญหานั้น ซึ่ง ณ จุดนั้นเอง ก็จะเกิดความรู้ขึ้นกับตัวเราเอง โดยเราอาจจะไม่รู้ตัว  

และเมื่อเราทำงานจบ เรามีการทบทวนผลงานที่ผ่านมา สรุปปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้น เราก็จะได้ความรู้ขึ้นมาอีกมากมายเลยทีเดียว  

 

ความรู้ต่างๆเหล่านี้มีประโยชน์มากถ้าเรามีวิธีการรวบรวมและจัดเก็บมันไว้ เพื่อใช้ประโยชน์ในการทำงานครั้งต่อไป หรือใช้เป็นข้อมูลให้คนอื่นมาศึกษาก่อนลงมือทำงานนี้แทนเราได้เช่นกัน  ซึ่งสามารถสรุปออกมาได้ดังภาพ

 

 

จากภาพข้างต้นจะเห็นว่า เพียงเรามีการรวบรวมความรู้จากการทำงานไว้ทั้งก่อนปฏิบัติงาน  ขณะปฏิบัติงาน และหลังปฏิบัติงานจบแล้ว

โดยรวบรวมออกมาเป็นสื่อ (media) ต่างๆ  แล้วจัดเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง (Center) ของหน่วยงานหรืองค์กร

เราก็จะมีองค์ความรู้ดีๆ เอาไว้ใช้งานหรือเอาไว้ใช้เพื่อการศึกษาต่อยอดได้ไม่ยากเลย 🙂