ทุกอย่างสามารถเกิดขึ้นได้ ถ้าเราอยากทำ (The Power of Passion)!!

อย่าถามว่า “ทำได้หรือไม่” หรือ “ควรทำหรือไม่” แต่ให้ถามว่า “อยากทำหรือเปล่า” ….ทุกสิ่งทุกอย่างสามารถเกิดขึ้นได้ ถ้าเราอยากทำ !!!

 

        ในชีวิตการทำงานของแต่ละคน คงมีบ้างล่ะที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานที่ตัวเองไม่อยากทำ เพราะรู้สึกว่ามันยากส์เหลือเกิน มันไม่มีทางทำได้หรอก  ความคิดเหล่านี้อาจจะมาจากทั้งประสบการณ์ของเราที่ผ่านมา จากการบอกเล่าของคนอื่น หรือแม้แต่จากตำราต่างๆ …แล้วจะมีวิธีไหนที่เราจะสามารถก้าวข้ามกำแพงเหล่านั้น แล้วทำให้สิ่งที่เราคิดว่าทำไม่ได้ มันทำได้ขึ้นมาจริงๆ !!!

        ณ ที่นี้ผู้เขียนจึงขอนำเสนอวิธีการง่ายๆ แต่ได้ผลดีนักแล มาแบ่งปันกัน… ครั้งหนึ่งผู้เขียนเคยเข้าไปปรึกษาแนะนำองค์กรแห่งหนึ่งเกี่ยวกับการพัฒนาสู่ระบบ ISO 9000 แต่องค์กรนี้เคยล้มเหลวมาก่อน และมีความคิดฝังหัวว่า บริษัทเราทำ ISO 9000 ไม่ได้หรอก…ไม่มีทางทำได้…ทำไปก็ขอรับรองไม่ผ่านหรอก  ผู้เขียนจึงถามทุกคนว่าแล้วพวกเราอยากทำ ISO 9000 ให้เกิดได้ที่นี้ และอยากทำแล้วผ่านการขอรับรองด้วยหรือเปล่า?  เมื่อผู้บริหารและพนักงานบอกว่าอยากทำ ผู้เขียนจึงดำเนินการต่อไป โดยบอกว่าถ้างั้นเรามาลองทำอะไรสนุกๆกันดีกว่า  ว่าแล้วผู้เขียนก็หันไปเขียนกระดานไวท์บอร์ด โดยเขียนคำว่า ISO 9000 ไว้ด้านบน แล้วเขียนตัว T ใหญ่ๆไว้ใต้คำว่า ISO 9000 เพื่อแบ่งกระดานเป็น 2 ฝั่ง…ฝั่งซ้ายเขียนคำว่า “ทำไมเราจึงทำไม่ได้ ” ฝั่งขวาเขียนคำว่า “เราทำได้ด้วยวิธีไหนบ้าง ” 

        จากนั้นก็ระดมความเห็นจากผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหลาย โดยเริ่มจากหัวข้อ “ทำไมเราจึงทำไม่ได้”ก่อน อันนี้เพื่อให้พวกเขาได้ระบายความเครียดและความกังวล และอีกอย่างคือผู้เขียนได้รับรู้ปัญหาของบริษัทนี้ด้วย  เมื่อระบายความรู้สึกกันจนหนำใจแล้ว ก็หันมาทำหัวข้อ “เราทำได้ด้วยวิธีไหนบ้าง”  เมื่อระดมความคิดเห็นและวิธีการต่างๆนานา ปรากฏว่าปัญหาทุกอย่างมีทางแก้ทั้งสิ้น  ทุกคนเลยเห็นพ้องต้องกันว่า จริงๆเรามัวแต่คิดว่าทำไม่ได้ จนไม่ได้หาวิธีการที่จะพยายามทำให้ได้  เราเปิดประตูรับแต่ความคิดว่าทำไม่ได้ ไม่เคยเปิดรับความคิดว่ามีหนทางใดที่จะทำได้เลย  แต่เมื่อมีคำว่า “อยากทำ” เข้ามาเกี่ยวข้องด้วยแล้ว อะไรๆก็ง่ายขึ้น ทำให้ประตูความคิดฝั่งทำได้เปิดออกและยอมรับหนทางและวิธีการเพื่อมุ่งสู่ความสำเร็จได้  และเมื่อทุกคนเปิดใจรับว่าเราสามารถทำได้ การดำเนินการต่อไปก็ง่ายขึ้น เราจึงมีการแบ่งงาน จัดทำแผนงานเพื่อการพัฒนาสู่ระบบ ISO 9000  การประชุมในวันนั้นจึงเป็นการประชุมที่ work มากอีกครั้งหนึ่ง

        บทเรียนจากการประชุมโดยให้คิดว่าทุกอย่างสามารถเกิดได้ ถ้าเราอยากทำ นี้ ช่วยแก้ปัญหาและอุปสรรคต่างๆระหว่างการพัฒนาสู่ระบบ ISO 9000 ของบริษัทนี้เป็นอย่างมาก จนเมื่อจบโครงการบริษัทนี้ก็ผ่านการรับรอง ISO 9000 ได้อย่างสบายๆ แถมเป็นการผ่านแบบภาคภูมิใจ เพราะทุกคนช่วยกันคิด ช่วยกันทำ เพื่อให้การทำงานของบริษัทมีมาตรฐานและมีประสิทธิผลอย่างแท้จริงด้วย…..และนี่คือตัวอย่างหนึ่งของ Power of Passion –> ทุกอย่างเกิดได้ถ้าอยากทำจริงๆ !!!

        ขอขอบคุณบทความดีๆจาก The Coach ที่ทำให้ผู้เขียนนำมาประยุกต์ใช้และทำให้งานประสบความสำเร็จทุกครั้ง 🙂

        (ที่มา: บทความจาก The Coach ตอน “สนใจในสิ่งที่ทำได้” ประยุกต์จากหนังสือแปลชื่อ”พลังแห่งชีวิตขุมทรัพย์แห่งปัญญาอันจะเปิดหัวใจและนำความอ่อนโยนมาสู่ชีวิต” แปลจากChicken Soup for the Soul 101 Stories to Open the Hears and Rekindle the Spirit เขียนโดย Jack Canfield and Mark Victor Hansen)

เปลี่ยนยาขมของระบบเอกสาร มาเป็นตัวช่วยให้งานมีประสิทธิภาพกันดีกว่า !!

เมื่อพูดถึงระบบเอกสาร หลายคนก็เริ่มตั้งกำแพง มันจะมีอะไรมาเพิ่มภาระฉันอีกละเนี่ย??? ปกติทำงานโดยไม่ต้องคิดมากอะไร พอมีระบบเอกสารเข้ามา สร้างความยุ่งยากและยุ่งเหยิง เพิ่มภาระงาน ….จากเดิมงานนั้นราคาแค่ 7 บาท แต่พอมีระบบเอกสารเข้ามา จากราคา 7 บาทอาจเพิ่มเป็นราคาเหยียบล้านเลยก็ได้ เพราะอะไร? ก็เพราะคนคิดระบบเอกสารไม่เข้าใจงานนั้นอย่างแท้จริงน่ะสิ… เอะอะอะไรก็ให้สร้างเอกสารขึ้นมารองรับตลอด 

        ทำไมระบบเอกสารจึงเป็นแพะอยู่ร่ำไป?? ถ้าเช่นนั้นเรามาลองพิจารณากันดีกว่าว่าระบบเอกสารมันเลวร้ายหรือดีเพียงใด ทำไมองค์กรจึงให้ทำกันนัก !!!

        ในเชิงการบริหารงานอย่างมีระบบ (System) เอกสารจะเป็นตัวช่วยให้การทำงานชัดเจนและเป็นมาตรฐาน (Standard) เดียวกัน เพราะถ้ามองในมุมของ System แล้ว การจะควบคุมให้คนหลายคนทำงานอย่างเดียวกัน แล้วได้ผลลัพธ์ที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ไม่ใช่เรื่องง่ายนัก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีอะไรสักอย่างที่จะมาควบคุม (Control) ซึ่งวิธีการที่ง่ายและสะดวกวิธีการหนึ่งก็คือ การจัดทำเป็นเอกสารทั้งในรูปแบบของมาตรฐานเพื่อให้ปฏิบัติตาม (Document) และเอกสารแสดงผลการทำงาน (Record)

        หลักการทุกอย่าง ผู้คิดค้นมีเจตนาดีทั้งนั้น การจะนำหลักการนั้นมาใช้แล้วเกิดประโยชน์กับองค์กรและคนในองค์กร หรือสร้างปัญหาน่าปวดหัวให้องค์กรและคนในองค์กร ขึ้นอยู่กับคนที่รับหลักการนั้นมาใช้งานมากกว่า ถ้าคนรับมาใช้มีความเข้าใจอย่างแท้จริง (เข้าใจแก่นแท้ของมัน) ก็จะสามารถนำมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับงานขององค์กรตนเองได้ แต่ถ้าคนที่รับมาใช้ไม่เข้าใจ ก็อาจทำให้หลักการนั้น กลายเป็นตัวปัญหาในองค์กรได้เช่นกัน

        ระบบเอกสารจะมีประโยชน์หลักๆ อยู่ใน 3 กรณี คือ
             1. เป็นมาตรฐานให้คนปฏิบัติตาม และใช้เป็นสื่อสอนงานให้กับพนักงานใหม่ได้
             2. เป็นหลักฐานให้องค์กรสอบข้อมูลย้อนกลับในกรณีเกิดปัญหา และทำให้วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาได้ง่ายและชัดเจน (ไม่ต้องนั่งเทียน !!!)
             3. เป็นข้อมูลตั้งต้น (Base line) ให้องค์กรศึกษาเพื่อพัฒนาและปรับปรุงสู่นวัตกรรม ทั้งในด้านผลิตภัณฑ์ กระบวนการ และธุรกิจ

        เมื่อรู้ถึงประโยชน์ที่แท้จริงของระบบเอกสารแล้ว ก็ขอเชิญชวนให้พวกเรามาปรับปรุงระบบเอกสารให้มีเท่าที่จำเป็นกันดีกว่า ขอย้ำว่ามีเพื่อประโยชน์ในการทำงาน โดยทั้งนี้ทั้งนั้นการทำให้มีเอกสารเท่าที่จำเป็นก็ต้องสร้างความสมดุล (Balance) ระหว่าง การทำงานอย่างมีระบบ และมีเอกสารเท่าที่จำเป็นที่เพียงพอต่อการทำงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าหรือผู้มารับบริการ

ด้วยหลักการง่ายๆเพียงเท่านี้ก็น่าจะพอเป็นจุดเริ่มต้น ให้พวกเราเปลี่ยนยาขมของงานด้านระบบเอกสาร มาเป็นตัวช่วยทำให้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้แล้วนะคะ 🙂

หมายเหตุ – ขอขอบคุณ @somkiat ที่จุดประกายให้ผู้เขียนหยิบยกเรื่องระบบเอกสารมาเล่าสู่กันฟัง 🙂