การบริหารจัดการคลังความรู้ (Knowledge Storage Management)

องค์ประกอบที่สำคัญของการบริหารคลังความรู้ (Knowledge Storage Management)
สามารถจำแนกออกมาได้หลักๆ เป็น 3 ประการ ได้แก่

1) เนื้อหาความรู้ที่สำคัญ (Knowledge Content)

2) แหล่งเก็บเนื้อหาความรู้ (Knowledge Storage)

3) กิจกรรมกระตุ้นให้คนเข้ามาใช้และนำความรู้เข้ามาจัดเก็บในแหล่งความรู้ขององค์กร

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่ http://www.kminbusiness.com/2015/11/03/%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%9A%E0%B8%A3%E0%B8%B4%E0%B8%AB%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%88%E0%B8%B1%E0%B8%94%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%84%E0%B8%A5%E0%B8%B1%E0%B8%87%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2/

ไม่รัก ไม่บอก ….หนึ่งในหัวใจสำคัญของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ !!

เมื่อพูดถึง การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing) คนในวงการ KM หลายๆคน คงต้องนึกถึง Ikujiro Nonaka เป็นอันดับต้นๆ เพราะเป็นกูรูด้าน KM คนหนึ่ง ที่ได้นำเอาหลักการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing) มาประยุกต์ใช้ในการบริหารองค์กร ด้วยเทคนิคการถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากผู้รู้หรือผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งเป็นการถ่ายทอดความรู้แบบ Tacit Knowledge to Tacit Knowledge เพื่อพัฒนาความรู้ ทักษะของคนในองค์กรให้ขยายวงกว้างขึ้น โดยมีจุดมุ่งหมายคือ พัฒนาคนให้เก่งขึ้น เพื่อสามารถสร้างสรรค์ผลงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยเช่นกัน

แต่การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing) จากผู้รู้หรือผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆนั้น ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย เราต้องใช้วิธีการที่เหมาะสมกับแต่ละกลุ่มคนด้วย ซึ่ง Ikujiro Nonaka ได้ให้หลักการที่เป็นพื้นฐานสำคัญของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing) ไว้ดังนี้คือ
1. ต้องมีความเอาใจใส่กัน (Care)
2. ต้องมีความรัก ความเอื้ออาทรต่อกัน (Love)
3. ต้องมีความไว้เนื้อเชื่อใจกัน (Trust)
4. ต้องรู้สึกปลอดภัย (Safe)

ในความเห็นส่วนตัวของผู้เขียน การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing) จะเกิดได้ดีมาก หากกลุ่มคนที่มาแบ่งปันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ “มีความรักและเอื้ออาทรต่อกัน (Love)” ….เหมือนดังคำกล่าวที่ว่า …“ไม่รัก ไม่บอก”….. ถ้ามีข้อนี้แล้ว ข้ออื่นๆ ก็ไม่น่าหนักใจมากนัก หากไม่เชื่อลองเปรียบเทียบกับตัวท่านเองก็ได้ ว่าท่านมักจะพูดคุยแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์ที่ท่านสนใจกับกลุ่มเพื่อนสนิทหรือกลุ่มคนที่ท่านรักและไว้ใจก่อน ถ้าบังเอิญในกลุ่มนั้นมีคนที่ท่านไม่ชอบหรือไม่ถูกชะตาอยู่ด้วย ท่านก็คงไม่อยากบอกอยากเล่าข้อมูลดีๆ ให้ฟัง
รู้อย่างนี้แล้ว หากท่านต้องจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing) ในองค์กรของท่าน ท่านควรเลือกทำจากกลุ่มคนกลุ่มเล็กๆ ที่มีความรักความเอื้ออาทรต่อกัน ที่มีความสนใจในเรื่องเดียวกัน มาทำกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในองค์กร ให้ได้ผลงานที่เป็นประโยชน์กับองค์กรจริงๆ แล้วค่อยๆขยายผลออกไปในวงกว้างขึ้นๆ ให้ทั่วถึงทั้งองค์กรต่อไป

ผู้เขียนเชื่อว่า การเริ่มต้นกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากจุดเล็กๆแต่เข้มแข็งและได้ผลจริง จะสร้างพลังการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในองค์กรที่ยิ่งใหญ่และทรงพลัง !!
————————————————————————————————————————————-
ผู้เขียน : สุประภาดา โชติมณี
Knowledge Management Consultant
สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
suprapada@ftpi.or.th

กฎของ KM ที่คนทำ KM ต้องรู้ !!!

จากประสบการณ์การทำ KM (Knowledge Management) มายาวนาน ผู้เขียนพบปัญหาคลาสสิคของการทำ KM ที่คิดว่าคนทำ KM ทุกวงการต้องประสบพบเจอเหมือนกันแน่ๆ คือ ความร่วมมือของ “คน” ทั้งคนที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ ที่เราต้องการสกัดความรู้จากเขาเหล่านั้น ตลอดจนคนในองค์กรที่มีส่วนร่วมทำให้การดำเนิน KM ในองค์กรราบรื่น
ปัญหานี้ผู้เขียนต้องเจอทั้ง 2 ด้านเลยนะ ทั้งการไปช่วยองค์กรอื่นๆทำ KM และจากการทำ KM ในองค์กรตัวเอง ….นี่เป็นปัญหาระดับชาติของคนทำ KM เลยนะ !!! แล้วเราจะทำอย่างไร เพื่อแก้ปัญหาอันนี้ให้ได้ล่ะ? …ผู้เขียนพยายามศึกษาค้นคว้าจากตำราต่างๆมากมายจนปวดหัวไปหมด ไม่เว้นแม้แต่การใช้เวลากับตัวเองด้วยการลองมานั่งทบทวนเอาจากประสบการณ์ของตัวเองว่า ทำไมบางกิจกรรมเราอยากเข้าไปมีส่วนร่วมมากๆ บางกิจกรรมเราอยากหลีกหนีให้ไกล (และหนีจริงๆด้วยนะ ^^)
ในที่สุดผู้เขียนไปเจอหลักการด้าน HR อันนึงน่าสนใจมาก ที่เอามาประยุกต์ใช้กับการทำ KM ได้ดีเชียวล่ะ หลักการที่ว่านั้น ผู้เขียนประยุกต์มาจากประเด็นนึงของหนังสือชื่อ บทบาท HR ในโลกของ KM ของ Christina Evans หลักการนี้ถูกเรียกว่า “กฎ 3 ประการของ KM” ดังภาพที่ 1

เจอหลักการนี้เข้าไป ถึงบางอ้อเลย …ค้นพบสัจธรรมของการทำ KM ทันที !! ก่อนที่ผู้เขียนจะมาแชร์บทความนี้ ผู้เขียนได้ทดลองใช้หลักการนี้มาประมาณ 1 ปีพอดี ซึ่งก็พอสรุปได้ว่า หลักการนี้ใช้ได้ผลจริง!!!

ถ้าลองดู กฎ 3 ประการ ของ KM ดังภาพ จะเห็นว่า เป็นอะไรที่ง่ายมากๆ แต่บอกได้เลยว่าทำจริงไม่ง่ายนักหรอกนะคะ แต่ก็นั่นแหละ มันก็ไม่ได้ยากเย็นซะจนทำไม่ได้ด้วยเช่นกัน
         

          กฎ 3 ประการ ของ KM ประกอบด้วย
1. สมัครใจ – การทำ KM ต้องเกิดจากคนที่สมัครใจทำ สมัครใจถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนเรียนรู้ สมัครใจที่จะเข้ามามีส่วนร่วม อย่าบังคับ เพราะหากเกิดจากการบังคับมันจะเกิดได้แค่ที่มีการบังคับ
2. สื่อไม่หมดใจ – เราพึงระลึกไว้ด้วยว่าโดยธรรมชาติของคนเรานั้น จะรู้มากกว่าที่เราพูดออกมา และ จะพูดได้มากกว่าการเขียนบันทึกเป็นตำรา
3. ต้องมี Passion – เพราะ KM เป็นเรื่องของคน การจะทำให้ KM เกิดในองค์กรได้อย่างยั่งยืน ต้องทำให้คนเห็นประโยชน์และอยากทำ ถ้าทำให้คนเกิด Passion ได้ อะไรๆก็ง่ายขึ้นเยอะ

จากประสบการณ์ง่ายๆเรื่องนี้ หวังว่าคน KM คงสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กร เพื่อปลุก KM ให้มีชีวิต และสร้างสรรค์สิ่งที่มีประโยชน์กับองค์กรได้ด้วยหลักการ KM กันอย่างสนุกสนานนะคะ เรื่องแบบนี้ไม่ลองไม่รู้ค่ะ เพราะ KM ของแต่ละองค์กร จะมีบุคลิกแตกต่างกันไป ขึ้นกับ Culture ของคนในองค์กรนั้นๆ ด้วยนะคะ

————————————————————————————————————————————-
ผู้เขียน : สุประภาดา โชติมณี
Knowledge Management Consultant
สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
suprapada@ftpi.or.th

Knowledge Sharing will be start again !!!

ต้อนรับวันแห่งความรัก ด้วยการวางเป้าหมายแบ่งปันคววามรู้ดีๆอีกครั้งที่นี่

ที่ kminbusiness.wordpress.com

Hello, I’m Back !!!

KM (ไม่)กึ่งสำเร็จรูป !!!

ห่างหายจากการเขียนบทความลง Blog ไปนาน(มาก) ซึ่งในช่วงที่ผ่านมาก็มีเรื่องราวต่างๆผ่านเข้ามาในชีวิตผู้เขียนมากมาย มีหลายเรื่องหลายประเด็นที่อยากเอามาเขียนลง Blog มาแชร์มาแบ่งปันกัน แต่ก็ได้แต่ว่าจะ..ว่าจะ..จะๆมาหลายครั้ง ไม่ได้ลงมือเสียที จนเวลาล่วงเลยมาจนถึงบัดนี้ วันนี้นึกขึ้นมาได้เลยต้องรีบลงมือเขียน

เมื่อพูดถึงการประยุกต์ใช้ KM (Knowledge Management) ในองค์กรให้มีประสิทธิผล ดูเหมือนยังเป็นยาขมของหลายๆองค์กรกันอยู่เลย ผู้เขียนจึงมีความคิดเล่นๆว่า ถ้า KM เป็นเหมือนบะหมี่กึ่งสำเร็จรูปก็คงจะดีมิใช่น้อย องค์กรไหนอยากประยุกต์ KM ขึ้นมาก็ไปซื้อแพ็คเกจ KM ที่เหมาะกับตัวเองมา แล้วเอามาวางระบบในองค์กร เหมือนเราเอาบะหมี่กึ่งสำเร็จรูปมาฉีกซอง เติมน้ำร้อน รอ 3 นาที ก็รับประทานได้ทันที อยากจะปรุงแต่งให้มีรสชาติอย่างไรก็เติมเครื่องปรุง เนื้อสัตว์และผักตามชอบ ก็อิ่มอร่อยได้แล้ว

Reference : ramenreporter.wordpress.com

แต่ KM ไม่ใช่บะหมี่กึ่งสำเร็จรูป มันจึงไม่ง่ายที่จะนำระบบ KM ที่ประสบความสำเร็จจากองค์กรหนึ่งมาใช้กับอีกองค์กรหนึ่งได้ทันที สิ่งที่เราสามารถนำมาใช้ได้คือแนวทางหรือแนวคิดที่องค์กรอื่นทำแล้วประสบความสำเร็จ โดยต้องนำมาประยุกต์หรือปรับเปลี่ยนการใช้ให้เหมาะกับบริบทขององค์กรด้วย หรืออีกนัยนึง คือ ต้องนำมาปรับให้เหมาะกับจริตของคนในองค์กรด้วย

เมื่อลองพิจารณาองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการของการประยุกต์ KM ในองค์กร ที่ประกอบด้วย คน, กระบวนการ และเทคโนโลยี ดังภาพ

จะเห็นว่าสิ่งสำคัญมากประการหนึ่งของการประยุกต์ KM ในองค์กรให้มีประสิทธิผล (Effective KM) นั่นคือ คน ซึ่งองค์กรต้องทำให้คนในองค์กรเห็นความสำคัญและอยากทำให้ได้ เมื่อทำได้แล้วสิ่งที่จะตามมาก็คือ คนมีใจอยากทำ (HEART) >> คนจึงอยากคิดวิธีการที่จะทำให้สำเร็จ (HEAD) >> แล้วคนจึงลงมือทำด้วยความเต็มใจ (HANDs)

ถึงแม้ KM ไม่ใช่บะหมี่กึ่งสำเร็จรูป แต่หากองค์กรจับหลักการ KM ได้, เข้าใจบริบทองค์กร และเข้าใจจริตคนในองค์กร ก็สามารถผลักดันให้ KM เกิดในองค์กรของเราอย่างมีประสิทธิผลได้แน่นอนค่ะ 🙂

BugDay 2011 จุดประกายการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้อีกแล้ว !!!

          ไม่ผิดหวังเลยกับกิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ดีๆ ที่ชื่อ “Bugday” รอบนี้เป็น “Bugday 2011” จัดวันที่ 26-27 มีนาคม 2554 ที่มหาวิทยาลัยศรีปทุม โดยมีคุณหนุ่ม ( Prathan D.) หรือชื่อใน twitter คือ @izyracuze เป็นพ่องานหลักเจ้าเดิมค่ะ



          งานครั้งนี้ @izyracuze ก็ยังสามารถใช้ Power of Passion ของตนเองขับเคลื่อนให้งานเกิดได้อย่างสมบูรณ์แบบทีเดียวเชียวล่ะ นอกจากเป็นงานแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของผู้ปฏิบัติโดยตรง (คนวงการไอที) ที่จัดด้วยความอยาก ( Passion) ส่วนตัว แล้วเชิญชวนให้คนที่สนใจมาร่วมงานทั้งคนที่อยาก Share และคนที่อยากฟัง โดยคนที่เข้าร่วมไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ (แต่คนจัดอาจจะเสียเงินนะ เพราะได้ข่าวว่าต้องไปซื้อกาแฟ โอวัลติน มาเป็นของเบรกให้ผู้เข้าร่วมงานด้วยนะ….นับถือจริงๆ จัดงานโดยไม่ได้เงิน แถมเสียเงินอีกต่างหาก)


          จริงๆแล้วผู้เขียนไม่ได้อยู่ในวงการไอทีเลย แต่สนใจกิจกรรม Knowledge Sharing ต่างๆที่คนวงการไอทีจัดขึ้นมา  และอยากเข้าใจคนไอทีมากขึ้น เพื่อสามารถนำไอทีมาใช้สนับสนุนงานด้านระบบบริหารให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่ที่ผ่านมารู้สึกเสมอว่าคนไอทีพูดกับคนฝ่ายอื่นๆในองค์กรไม่รู้เรื่อง (คนไอทีชอบพูดภาษามนุษย์ต่างดาวอยู่เรื่อย…ความเห็นส่วนตัวนะคะ 🙂 ) แต่พอได้ร่วมกิจกรรม Knowledge Sharing หลายๆงาน รู้สึกว่าคนไอทีก็พูดจาภาษามนุษย์เป็นนี่นา แถมมีแนวคิดดีๆด้วย  ตอนนี้เวลาไปบรรยายหรือปรึกษาแนะนำที่ไหนจะยกตัวอย่างกิจกรรม Knowledge Sharing ของคนไอทีที่เป็นธรรมชาติมากๆ และมี Knowledge ดีๆ จากกิจกรรมเหล่านั้นให้คนวงการอื่นฟังเสมอ (พวกท่านเป็นต้นแบบที่ดีของการทำ Knowledge Sharing แล้วนะคะ…)


          ที่กล่าวว่า BugDay 2011 จุดประกายการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้อีกแล้ว !!! นี่ไม่ได้เป็นการกล่าวเกินจริงเลยนะคะ  เพราะการเขียนบทความเพื่อเผยแพร่ความรู้ (ฟรี) ผ่าน Blog นี่ก็มีจุดเริ่มต้นมาจากการเข้าร่วมงาน Bugday 2009  ที่จัดเมื่อ 19 ธันวาคม 2552   หลังกลับจากงาน BugDay 2011  จึงตั้งใจไว้ว่าจะต้องเขียนบทความเผยแพร่ความรู้ผ่าน Blog ของตนเองเช่นเดิม และตั้งใจว่าจะต้องมีวินัยมากขึ้น จัดเวลาให้เขียนได้ทุกเดือนตามที่ตั้งใจไว้แต่แรก (ไม่ยอมให้ช้างมาฉุด  ให้หยุดเขียนไปหลายเดือนเหมือนที่ผ่านมา)…คอยติดตามนะคะ 🙂

Give and Take ด้วยหัวใจ

          ห่างหายจากการเขียน Blog ไปนาน เพราะมัวแต่วุ่นวายกับงานที่ถาโถมเข้ามาอย่างไม่หยุดหย่อน และหลากหลายซะจนเตรียมตัวแทบไม่ไหว  แต่ก็เป็นโอกาสอันดีที่ทำให้ผู้เขียนได้มีความรู้เพิ่มขึ้นอีกมากมาย ทั้งการเรียนรู้ด้านเนื้อหาวิชา (Learning) และการลงมือปฏิบัติ (Doing)

          เมื่อลองทบทวนถึงงานที่ได้ทำผ่านมาแต่ละงาน ก็นึกแปลกใจอยู่เหมือนกันว่าทำไมบางงานเราถึงสนุกและมีความสุขกับมัน บางงานรู้สึกอึดอัดพิกล จึงลองทบทวนมันด้วยหลักการ AAR (After Action Review)  โดยพิจารณาจากผลลัพธที่ใกล้เคียงกัน ถ้าเราได้ทำงานที่ใจเราอยากทำด้วยวิธีการที่เรากำหนดเอง เราจะสนุกกับมัน และทำให้ผู้ร่วมงานไปกับเราสนุกตามไปด้วย  แต่ในทางกลับกัน  ถ้างานนั้นเราถูกจำกัดสิทธิ์ โดนตีกรอบให้เดินด้วยหนทางที่เราไม่ถนัด เราจะไม่สามารถทำให้งานนั้นสนุกและส่งผ่านความสุขไปยังผู้มาร่วมงานได้อย่างที่พอใจเลย

          การทำงานทุกอย่างถ้าเราทำด้วยความสุข ความสนุก ทำด้วยหัวใจ ผลงานย่อมออกมาดีแน่นอน ยิ่งถ้าเป็นงานพวกการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing) ต้องใช้ใจเข้ามาเกี่ยวข้องมาก เพราะการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จะเกิดได้ดีต้องมาจากคนที่มีใจอยาก Share  คนให้ก็ให้ด้วยใจที่อยากให้ และคนรับก็รับด้วยใจที่อยากรับ หรือพูดง่ายๆว่า Give and Take ด้วยหัวใจ 

          ขอ Share ประสบการณ์จากเวทีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ครั้งหนึ่งที่ผู้เขียนรู้สึกสนุกและมีความสุขกับมันมาก การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ครั้งนั้น คนที่มา Share ความรู้มาด้วยหัวใจที่อยาก Share ไม่ได้ถูกบังคับให้มา  ต้องการแบ่งปันความรู้และประสบการณ์ของตัวเอง เพื่อให้คนอื่นได้รู้และนำไปปฏิบัติได้จริง ผู้ที่มา Share ความรู้มีใจฮึกเหิมที่จะเล่าและแบ่งปันประสบการณ์ออกมาอย่างสนุกสนาน ทำให้ผู้รับฟังเห็นภาพและเข้าใจ เป็นความรู้ที่ไม่อาจหาอ่านจากหนังสือหรือสื่อใดๆได้

          ส่วนผู้รับฟังความรู้และประสบการณ์ต่างๆ ก็เช่นกัน มารับฟังด้วยหัวใจ มาเพราะความอยากรู้ อยากฟัง เพื่อนำไปประยุกต์ใช้จริงๆ สนใจในสิ่งที่ Share ถามด้วยความอยากรู้ที่จะนำไปปฏิบัติ ไม่ใช่ถามเพื่อลองของ  สนใจและใส่ใจที่จะนำความรู้ที่ได้ไปใช้ประโยชน์ต่อ ไม่ใช่เพียงมาฟังเพื่อต้องการแค่รู้จักมันเท่านั้น

 

          การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่มีหัวใจสำคัญครบทั้ง 2 ส่วน ทั้งผู้ให้และผู้รับเช่นนี้ จึงมีแต่สิ่งดีๆเกิดขึ้น ได้ทั้งความรู้และประสบการณ์ที่ดีๆ และได้ความสนุกและสุขใจด้วย   มันจึงเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่เยี่ยมมากครั้งหนึ่ง ทำให้ผู้เขียนได้เข้าใจคำว่า Give and Take ด้วยหัวใจ อย่างแท้จริง

          Give and Take ด้วยหัวใจ ฟังดูง่ายๆ แต่มีเสน่ห์ในตัวเอง แถมยังช่วยเสริมเติมแต่งการทำงานในทุกวันให้มีความสุขและสนุกได้ทุกวันจริงๆนะ…ลองทำดู 🙂

นวัตกรรม (Innovation)…สร้างให้เกิดขึ้นในองค์กรได้ !!!

          เมื่อก่อนเมื่อได้ยินคำว่า “นวัตกรรม” หรือ “Innovation” ผู้เขียนเองรู้สึกเสมอว่ามันช่างสูงส่ง และไกลเกินเอื้อมยิ่งนัก ถ้าไม่ได้เป็นอัจฉริยะบุคคล คงทำให้เกิดขึ้นได้ยากแน่ๆ …แต่เมื่อได้มีโอกาสคลุกคลีกับระบบการจัดการด้านต่างๆ รวมทั้งเครื่องมือที่ใช้ในการปรับปรุงองค์กรที่หลากหลาย ได้เห็นผลงานของแต่ละองค์กรที่พยายามสร้างสิ่งใหม่ๆ เพื่อการแก้ปัญหาหรือเพื่อทำให้เกิดสิ่งใหม่ที่ดีกว่าเดิม รวมทั้งได้มีส่วนในการพัฒนาองค์กรตนเองและองค์กรอื่นๆในเรื่องระบบการจัดการความรู้ จึงรู้สึกว่าจริงๆแล้วตัวเราก็เริ่มเข้าใกล้คำว่า “นวัตกรรม” หรือ “Innovation” มากยิ่งขึ้น และเมื่อได้อ่านวิธีการคิดแบบอัจฉริยะของโทมัส อัลวา เอดิสัน (จากหนังสือ “อัจฉริยะพลิกโลก” ซึ่งแปลจาก “Edison on Innovation” ) ยิ่งทำให้รู้สึกว่า นวัตกรรม (Innovation) ไม่ได้ห่างไกลจนเกินเอื้อมเลย แต่เป็นตัวเราต่างหากที่ทำตัวออกห่างจากนวัตกรรมเสียเอง

          นวัตกรรม (Innovation) ของเอดิสันน่าสนใจ และเป็นสิ่งที่จับต้องได้ เอดิสันเน้นเสมอว่า…นวัตกรรมจะต้องเป็นสิ่งใหม่ที่ทำให้ชีวิตคนเราง่ายขึ้นและดีกว่าเดิม…นวัตกรรมต้องสามารถผลิตขึ้นได้ ใช้งานได้ เป็นที่ต้องการของตลาด และสร้างรายได้ให้คนที่คิดนวัตกรรมนั้นด้วย

          สิ่งที่ผู้เขียนจะนำเสนอแนวคิดการพัฒนาองค์กรสู่นวัตกรรม (Innovation) ณ ที่นี้ อาจไม่ยิ่งใหญ่เท่าความคิดของเอดิสัน แต่น่าจะเป็นแนวคิดง่ายๆ ที่หลายๆองค์กรน่าจะสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ไม่ยาก เพราะได้รวบรวมมาจากประสบการณ์ของตัวเองทั้งจากการลงมือทำ และการศึกษาจากองค์กรที่ประสบความสำเร็จและล้มเหลวจากการพยายามทำให้เกิดนวัตกรรมในองค์กร จนกระทั่งได้เป็น Model การพัฒนาองค์กรสู่นวัตกรรม ดังภาพ

 

การพัฒนาองค์กรไปสู่นวัตกรรรม (Innovation) สามารถสร้างให้เกิดขึ้นในองค์กรได้จาก 3 ช่องทางที่สำคัญ ดังนี้

1) ต้องการแก้ปัญหา (Problem) – องค์กรมีปัญหาที่สร้างความเสียหายให้กับองค์กร ไม่สามารถแก้ไขหรือจัดการได้ด้วยวิธีการเดิมๆ หรือเครื่องมือเดิมๆ จนต้องคิดค้นวิธีการ/ สิ่งใหม่ๆขึ้นมาเพื่อช่วยแก้ปัญหานั้นให้หมดไป เช่น การแก้ปัญหาด้วยการวิเคราะห์จากผังก้างปลา (Cause and Effect Analysis) , Why-Why Analysis เป็นต้น จนนำไปสู่การสร้างวิธีการ/สิ่งใหม่ๆเพื่อช่วยจัดการกับปัญหา

2) ต้องการปรับปรุง (Improvement) ให้ดีกว่าเดิม– องค์กรอาจไม่มีปัญหาอะไร แต่ต้องการปรับปรุงสิ่งต่างๆให้ดีกว่าเดิม ด้วยการปลูกฝังให้คนในองค์กรคิดว่าสิ่งที่เป็นอยู่นี้จะทำให้ดีขึ้นได้อีกได้อย่างไรบ้าง และส่งเสริมให้มีการคิดและทำเพื่อสิ่งที่ดีกว่าอยู่เสมอ จนกระทั่งเกิดเป็นวิธีการ/สิ่งใหม่ที่ทำให้ชีวิตดีกว่าเดิม เช่น การนำหลักการ Kaizen มาใช้ จนนำไปสู่การพัฒนาวิธีการใหม่ๆ/ เครื่องมือใหม่ เพื่อทำให้การทำงาน/ การใช้ชีวิตง่ายขึ้น ….ญี่ปุ่นใช้วิธีนี้เยอะมาก..จนมีสินค้าใหม่ๆเกิดขึ้นมากมาย

3) มีความรู้ที่สำคัญจากระบบการจัดการความรู้ (Knowledge management-KM) จนเห็นช่องทางนำไปสู่การสร้างสิ่งใหม่ที่จะทำให้การทำงาน/ชีวิตดีขึ้น – องค์กรที่มีระบบการจัดการความรู้ที่ดี จะมีข้อมูล (Data), สารสนเทศ (Information) และความรู้ (Knowledge) มากพอ มีระบบการวิเคราะห์ และประเมินผลที่ถูกต้อง, แม่นยำ และรวดเร็ว องค์กรจะมองเห็นช่องทางที่จะสร้างความแปลก แตกต่างและโดดเด่น ที่เป็นความต้องการของตลาด จนกระทั่งนำไปสู่การพัฒนา/สร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ที่ใช้งานได้จริง และเป็นที่ต้องการของตลาดได้ไม่ยาก

          จากแนวคิดการพัฒนาองค์กรไปสู่นวัตกรรม ด้วย 3 ช่องทางสำคัญข้างต้น น่าจะช่วยลดความกลัวของคำว่า “นวัตกรรม” หรือ “Innovation” ในใจหลายคนลงได้บ้าง….แต่แนวคิดก็คือแนวคิด มันจะเป็นจริงไม่ได้เลยถ้าขาดการลงมือทำ ดังนั้นจงมาช่วยกันสร้าง       นวัตกรรม (Innovation) ในแบบขององค์กรท่าน ที่ไม่เหมือนใครกันเถอะค่ะ 🙂

ทุกอย่างสามารถเกิดขึ้นได้ ถ้าเราอยากทำ (The Power of Passion)!!

อย่าถามว่า “ทำได้หรือไม่” หรือ “ควรทำหรือไม่” แต่ให้ถามว่า “อยากทำหรือเปล่า” ….ทุกสิ่งทุกอย่างสามารถเกิดขึ้นได้ ถ้าเราอยากทำ !!!

 

        ในชีวิตการทำงานของแต่ละคน คงมีบ้างล่ะที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานที่ตัวเองไม่อยากทำ เพราะรู้สึกว่ามันยากส์เหลือเกิน มันไม่มีทางทำได้หรอก  ความคิดเหล่านี้อาจจะมาจากทั้งประสบการณ์ของเราที่ผ่านมา จากการบอกเล่าของคนอื่น หรือแม้แต่จากตำราต่างๆ …แล้วจะมีวิธีไหนที่เราจะสามารถก้าวข้ามกำแพงเหล่านั้น แล้วทำให้สิ่งที่เราคิดว่าทำไม่ได้ มันทำได้ขึ้นมาจริงๆ !!!

        ณ ที่นี้ผู้เขียนจึงขอนำเสนอวิธีการง่ายๆ แต่ได้ผลดีนักแล มาแบ่งปันกัน… ครั้งหนึ่งผู้เขียนเคยเข้าไปปรึกษาแนะนำองค์กรแห่งหนึ่งเกี่ยวกับการพัฒนาสู่ระบบ ISO 9000 แต่องค์กรนี้เคยล้มเหลวมาก่อน และมีความคิดฝังหัวว่า บริษัทเราทำ ISO 9000 ไม่ได้หรอก…ไม่มีทางทำได้…ทำไปก็ขอรับรองไม่ผ่านหรอก  ผู้เขียนจึงถามทุกคนว่าแล้วพวกเราอยากทำ ISO 9000 ให้เกิดได้ที่นี้ และอยากทำแล้วผ่านการขอรับรองด้วยหรือเปล่า?  เมื่อผู้บริหารและพนักงานบอกว่าอยากทำ ผู้เขียนจึงดำเนินการต่อไป โดยบอกว่าถ้างั้นเรามาลองทำอะไรสนุกๆกันดีกว่า  ว่าแล้วผู้เขียนก็หันไปเขียนกระดานไวท์บอร์ด โดยเขียนคำว่า ISO 9000 ไว้ด้านบน แล้วเขียนตัว T ใหญ่ๆไว้ใต้คำว่า ISO 9000 เพื่อแบ่งกระดานเป็น 2 ฝั่ง…ฝั่งซ้ายเขียนคำว่า “ทำไมเราจึงทำไม่ได้ ” ฝั่งขวาเขียนคำว่า “เราทำได้ด้วยวิธีไหนบ้าง ” 

        จากนั้นก็ระดมความเห็นจากผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหลาย โดยเริ่มจากหัวข้อ “ทำไมเราจึงทำไม่ได้”ก่อน อันนี้เพื่อให้พวกเขาได้ระบายความเครียดและความกังวล และอีกอย่างคือผู้เขียนได้รับรู้ปัญหาของบริษัทนี้ด้วย  เมื่อระบายความรู้สึกกันจนหนำใจแล้ว ก็หันมาทำหัวข้อ “เราทำได้ด้วยวิธีไหนบ้าง”  เมื่อระดมความคิดเห็นและวิธีการต่างๆนานา ปรากฏว่าปัญหาทุกอย่างมีทางแก้ทั้งสิ้น  ทุกคนเลยเห็นพ้องต้องกันว่า จริงๆเรามัวแต่คิดว่าทำไม่ได้ จนไม่ได้หาวิธีการที่จะพยายามทำให้ได้  เราเปิดประตูรับแต่ความคิดว่าทำไม่ได้ ไม่เคยเปิดรับความคิดว่ามีหนทางใดที่จะทำได้เลย  แต่เมื่อมีคำว่า “อยากทำ” เข้ามาเกี่ยวข้องด้วยแล้ว อะไรๆก็ง่ายขึ้น ทำให้ประตูความคิดฝั่งทำได้เปิดออกและยอมรับหนทางและวิธีการเพื่อมุ่งสู่ความสำเร็จได้  และเมื่อทุกคนเปิดใจรับว่าเราสามารถทำได้ การดำเนินการต่อไปก็ง่ายขึ้น เราจึงมีการแบ่งงาน จัดทำแผนงานเพื่อการพัฒนาสู่ระบบ ISO 9000  การประชุมในวันนั้นจึงเป็นการประชุมที่ work มากอีกครั้งหนึ่ง

        บทเรียนจากการประชุมโดยให้คิดว่าทุกอย่างสามารถเกิดได้ ถ้าเราอยากทำ นี้ ช่วยแก้ปัญหาและอุปสรรคต่างๆระหว่างการพัฒนาสู่ระบบ ISO 9000 ของบริษัทนี้เป็นอย่างมาก จนเมื่อจบโครงการบริษัทนี้ก็ผ่านการรับรอง ISO 9000 ได้อย่างสบายๆ แถมเป็นการผ่านแบบภาคภูมิใจ เพราะทุกคนช่วยกันคิด ช่วยกันทำ เพื่อให้การทำงานของบริษัทมีมาตรฐานและมีประสิทธิผลอย่างแท้จริงด้วย…..และนี่คือตัวอย่างหนึ่งของ Power of Passion –> ทุกอย่างเกิดได้ถ้าอยากทำจริงๆ !!!

        ขอขอบคุณบทความดีๆจาก The Coach ที่ทำให้ผู้เขียนนำมาประยุกต์ใช้และทำให้งานประสบความสำเร็จทุกครั้ง 🙂

        (ที่มา: บทความจาก The Coach ตอน “สนใจในสิ่งที่ทำได้” ประยุกต์จากหนังสือแปลชื่อ”พลังแห่งชีวิตขุมทรัพย์แห่งปัญญาอันจะเปิดหัวใจและนำความอ่อนโยนมาสู่ชีวิต” แปลจากChicken Soup for the Soul 101 Stories to Open the Hears and Rekindle the Spirit เขียนโดย Jack Canfield and Mark Victor Hansen)

เปลี่ยนยาขมของระบบเอกสาร มาเป็นตัวช่วยให้งานมีประสิทธิภาพกันดีกว่า !!

เมื่อพูดถึงระบบเอกสาร หลายคนก็เริ่มตั้งกำแพง มันจะมีอะไรมาเพิ่มภาระฉันอีกละเนี่ย??? ปกติทำงานโดยไม่ต้องคิดมากอะไร พอมีระบบเอกสารเข้ามา สร้างความยุ่งยากและยุ่งเหยิง เพิ่มภาระงาน ….จากเดิมงานนั้นราคาแค่ 7 บาท แต่พอมีระบบเอกสารเข้ามา จากราคา 7 บาทอาจเพิ่มเป็นราคาเหยียบล้านเลยก็ได้ เพราะอะไร? ก็เพราะคนคิดระบบเอกสารไม่เข้าใจงานนั้นอย่างแท้จริงน่ะสิ… เอะอะอะไรก็ให้สร้างเอกสารขึ้นมารองรับตลอด 

        ทำไมระบบเอกสารจึงเป็นแพะอยู่ร่ำไป?? ถ้าเช่นนั้นเรามาลองพิจารณากันดีกว่าว่าระบบเอกสารมันเลวร้ายหรือดีเพียงใด ทำไมองค์กรจึงให้ทำกันนัก !!!

        ในเชิงการบริหารงานอย่างมีระบบ (System) เอกสารจะเป็นตัวช่วยให้การทำงานชัดเจนและเป็นมาตรฐาน (Standard) เดียวกัน เพราะถ้ามองในมุมของ System แล้ว การจะควบคุมให้คนหลายคนทำงานอย่างเดียวกัน แล้วได้ผลลัพธ์ที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ไม่ใช่เรื่องง่ายนัก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีอะไรสักอย่างที่จะมาควบคุม (Control) ซึ่งวิธีการที่ง่ายและสะดวกวิธีการหนึ่งก็คือ การจัดทำเป็นเอกสารทั้งในรูปแบบของมาตรฐานเพื่อให้ปฏิบัติตาม (Document) และเอกสารแสดงผลการทำงาน (Record)

        หลักการทุกอย่าง ผู้คิดค้นมีเจตนาดีทั้งนั้น การจะนำหลักการนั้นมาใช้แล้วเกิดประโยชน์กับองค์กรและคนในองค์กร หรือสร้างปัญหาน่าปวดหัวให้องค์กรและคนในองค์กร ขึ้นอยู่กับคนที่รับหลักการนั้นมาใช้งานมากกว่า ถ้าคนรับมาใช้มีความเข้าใจอย่างแท้จริง (เข้าใจแก่นแท้ของมัน) ก็จะสามารถนำมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับงานขององค์กรตนเองได้ แต่ถ้าคนที่รับมาใช้ไม่เข้าใจ ก็อาจทำให้หลักการนั้น กลายเป็นตัวปัญหาในองค์กรได้เช่นกัน

        ระบบเอกสารจะมีประโยชน์หลักๆ อยู่ใน 3 กรณี คือ
             1. เป็นมาตรฐานให้คนปฏิบัติตาม และใช้เป็นสื่อสอนงานให้กับพนักงานใหม่ได้
             2. เป็นหลักฐานให้องค์กรสอบข้อมูลย้อนกลับในกรณีเกิดปัญหา และทำให้วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาได้ง่ายและชัดเจน (ไม่ต้องนั่งเทียน !!!)
             3. เป็นข้อมูลตั้งต้น (Base line) ให้องค์กรศึกษาเพื่อพัฒนาและปรับปรุงสู่นวัตกรรม ทั้งในด้านผลิตภัณฑ์ กระบวนการ และธุรกิจ

        เมื่อรู้ถึงประโยชน์ที่แท้จริงของระบบเอกสารแล้ว ก็ขอเชิญชวนให้พวกเรามาปรับปรุงระบบเอกสารให้มีเท่าที่จำเป็นกันดีกว่า ขอย้ำว่ามีเพื่อประโยชน์ในการทำงาน โดยทั้งนี้ทั้งนั้นการทำให้มีเอกสารเท่าที่จำเป็นก็ต้องสร้างความสมดุล (Balance) ระหว่าง การทำงานอย่างมีระบบ และมีเอกสารเท่าที่จำเป็นที่เพียงพอต่อการทำงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าหรือผู้มารับบริการ

ด้วยหลักการง่ายๆเพียงเท่านี้ก็น่าจะพอเป็นจุดเริ่มต้น ให้พวกเราเปลี่ยนยาขมของงานด้านระบบเอกสาร มาเป็นตัวช่วยทำให้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้แล้วนะคะ 🙂

หมายเหตุ – ขอขอบคุณ @somkiat ที่จุดประกายให้ผู้เขียนหยิบยกเรื่องระบบเอกสารมาเล่าสู่กันฟัง 🙂