เปลี่ยนยาขมของระบบเอกสาร มาเป็นตัวช่วยให้งานมีประสิทธิภาพกันดีกว่า !!

เมื่อพูดถึงระบบเอกสาร หลายคนก็เริ่มตั้งกำแพง มันจะมีอะไรมาเพิ่มภาระฉันอีกละเนี่ย??? ปกติทำงานโดยไม่ต้องคิดมากอะไร พอมีระบบเอกสารเข้ามา สร้างความยุ่งยากและยุ่งเหยิง เพิ่มภาระงาน ….จากเดิมงานนั้นราคาแค่ 7 บาท แต่พอมีระบบเอกสารเข้ามา จากราคา 7 บาทอาจเพิ่มเป็นราคาเหยียบล้านเลยก็ได้ เพราะอะไร? ก็เพราะคนคิดระบบเอกสารไม่เข้าใจงานนั้นอย่างแท้จริงน่ะสิ… เอะอะอะไรก็ให้สร้างเอกสารขึ้นมารองรับตลอด 

        ทำไมระบบเอกสารจึงเป็นแพะอยู่ร่ำไป?? ถ้าเช่นนั้นเรามาลองพิจารณากันดีกว่าว่าระบบเอกสารมันเลวร้ายหรือดีเพียงใด ทำไมองค์กรจึงให้ทำกันนัก !!!

        ในเชิงการบริหารงานอย่างมีระบบ (System) เอกสารจะเป็นตัวช่วยให้การทำงานชัดเจนและเป็นมาตรฐาน (Standard) เดียวกัน เพราะถ้ามองในมุมของ System แล้ว การจะควบคุมให้คนหลายคนทำงานอย่างเดียวกัน แล้วได้ผลลัพธ์ที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ไม่ใช่เรื่องง่ายนัก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีอะไรสักอย่างที่จะมาควบคุม (Control) ซึ่งวิธีการที่ง่ายและสะดวกวิธีการหนึ่งก็คือ การจัดทำเป็นเอกสารทั้งในรูปแบบของมาตรฐานเพื่อให้ปฏิบัติตาม (Document) และเอกสารแสดงผลการทำงาน (Record)

        หลักการทุกอย่าง ผู้คิดค้นมีเจตนาดีทั้งนั้น การจะนำหลักการนั้นมาใช้แล้วเกิดประโยชน์กับองค์กรและคนในองค์กร หรือสร้างปัญหาน่าปวดหัวให้องค์กรและคนในองค์กร ขึ้นอยู่กับคนที่รับหลักการนั้นมาใช้งานมากกว่า ถ้าคนรับมาใช้มีความเข้าใจอย่างแท้จริง (เข้าใจแก่นแท้ของมัน) ก็จะสามารถนำมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับงานขององค์กรตนเองได้ แต่ถ้าคนที่รับมาใช้ไม่เข้าใจ ก็อาจทำให้หลักการนั้น กลายเป็นตัวปัญหาในองค์กรได้เช่นกัน

        ระบบเอกสารจะมีประโยชน์หลักๆ อยู่ใน 3 กรณี คือ
             1. เป็นมาตรฐานให้คนปฏิบัติตาม และใช้เป็นสื่อสอนงานให้กับพนักงานใหม่ได้
             2. เป็นหลักฐานให้องค์กรสอบข้อมูลย้อนกลับในกรณีเกิดปัญหา และทำให้วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาได้ง่ายและชัดเจน (ไม่ต้องนั่งเทียน !!!)
             3. เป็นข้อมูลตั้งต้น (Base line) ให้องค์กรศึกษาเพื่อพัฒนาและปรับปรุงสู่นวัตกรรม ทั้งในด้านผลิตภัณฑ์ กระบวนการ และธุรกิจ

        เมื่อรู้ถึงประโยชน์ที่แท้จริงของระบบเอกสารแล้ว ก็ขอเชิญชวนให้พวกเรามาปรับปรุงระบบเอกสารให้มีเท่าที่จำเป็นกันดีกว่า ขอย้ำว่ามีเพื่อประโยชน์ในการทำงาน โดยทั้งนี้ทั้งนั้นการทำให้มีเอกสารเท่าที่จำเป็นก็ต้องสร้างความสมดุล (Balance) ระหว่าง การทำงานอย่างมีระบบ และมีเอกสารเท่าที่จำเป็นที่เพียงพอต่อการทำงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าหรือผู้มารับบริการ

ด้วยหลักการง่ายๆเพียงเท่านี้ก็น่าจะพอเป็นจุดเริ่มต้น ให้พวกเราเปลี่ยนยาขมของงานด้านระบบเอกสาร มาเป็นตัวช่วยทำให้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้แล้วนะคะ🙂

หมายเหตุ – ขอขอบคุณ @somkiat ที่จุดประกายให้ผู้เขียนหยิบยกเรื่องระบบเอกสารมาเล่าสู่กันฟัง🙂

3 thoughts on “เปลี่ยนยาขมของระบบเอกสาร มาเป็นตัวช่วยให้งานมีประสิทธิภาพกันดีกว่า !!

  1. “เปลี่ยนยาขมของงานด้านระบบเอกสาร มาเป็นตัวช่วยให้งานมีประสิทธิภาพกันดีกว่า”….อยากสื่อความหมายนี้ให้คนทำงานทราบและเข้าใจค่ะ🙂

  2. หลายๆ คนยอมรับว่าเอกสารมีประโยชน์ แต่พอให้ลงมือทำมักจะบ่นว่าเขียนไม่เป็น
    ไม่มีเวลา ฯลฯ อันนี้เป็นปัญหาที่เจอบ่อยมาก

    มีคำแนะนำง่ายๆ ที่ลองใช้มาแล้วได้ผลดี คือ ต้องเห็นภาพเรื่องที่จะเขียนเสียก่อน แล้วเขียน keyword ของเรื่องนั้นก่อน ถ้าใช้ mindmap ช่วยก็จะง่ายขึ้น

    เมื่อวาง keyword ได้แล้วค่อยมาเขียน เนื้อความเชื่อมโยง keyword เหล่านั้นให้เป็นเนื้อเรื่องต่อเนื่องกัน

    ถ้าเวลาน้อยก็วาง keyword หรือสาระสำคัญ ไว้ให้ครบก่อน พอมีเวลาค่อยมาต่อเติมให้สมบูรณ์

    —————————————————–

    เช่น จะเขียนวิธีการผัดมาม่า

    เรา้ต้องเห็นภาพ กระทะ หม้อ มาม่า ผัก เครื่องปรุง ฯลฯ
    แล้วต้องรู้วิธีการปรุง อะไรก่อน-หลัง ถึงจะทำเอกสารได้ตรงกับการใช้งานจริง

    keword : อุปกรณ์ ,วัตถุดิบ,วิธีปรุง,เส้นเหนียวนุ่ม

    การขยายความจาก keyword

    อุปกรณ์ : หม้อ ,กระทะ
    วัตถุดิบ : มาม่า, ผักกาดขาว, ฯลฯ
    วิธีปรุง :
    1. ลวกเส้นมาม่า
    2. ผัดผัก
    3. ผัดเส้นมาม่ากับผัก
    4. เติมเครื่องปรุง
    5. จบ

    ถ้ามีเวลาน้อย จบแค่นี้ก็จะได้ภาพรวมของการผัดมาม่า

    เมื่อมีเวลาก็มาขยายความให้ละเอียดขึ้น เช่น

    วิธีปรุง :
    1. ลวกเส้นมาม่า
    -> ใช้ไฟแรงต้มน้ำให้เดือดแล้วใส่เส้นลงไป พอสุกยกขึ้น เส้นจะเหนียวน่ม

    2. ผัดผัก
    -> ใช้ไฟแรง อย่าผัดนาน

    3. ผัดเส้นมาม่ากับผัก
    -> พอผักเริ่มสุกให้ใส่เส้นมาม่าลงไป แล้วคลุกให้เข้ากัน

    4. เติมเครื่องปรุง
    -> เส้นมาม่าเค็มอยู่แล้ว อย่าเติมเค็มมาก ควรใส่พริกไทยเพิ่มความหอม

    5. เสริฟพร้อมผักสด ก็จะเพิ่มคุณค่าทางอาหารให้มือนี้อร่อยและมีประโยชน์

    ขอย้ำว่า ก่อนจะเขียนเอกสาร ต้อง “เข้าใจ” และ “เห็นภาพ” ก่อน
    เมื่อเข้าใจแล้ว ก็จะวาง keyword สำคัญได้อย่างครบถ้วน

  3. โอ้วว…เห็นภาพ ขอบคุณสำหรับคำแนะนำที่ช่วยให้บทความนี้ชัดเจนขึ้นค่ะ🙂

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s