เปลี่ยนยาขมของระบบเอกสาร มาเป็นตัวช่วยให้งานมีประสิทธิภาพกันดีกว่า !!

เมื่อพูดถึงระบบเอกสาร หลายคนก็เริ่มตั้งกำแพง มันจะมีอะไรมาเพิ่มภาระฉันอีกละเนี่ย??? ปกติทำงานโดยไม่ต้องคิดมากอะไร พอมีระบบเอกสารเข้ามา สร้างความยุ่งยากและยุ่งเหยิง เพิ่มภาระงาน ….จากเดิมงานนั้นราคาแค่ 7 บาท แต่พอมีระบบเอกสารเข้ามา จากราคา 7 บาทอาจเพิ่มเป็นราคาเหยียบล้านเลยก็ได้ เพราะอะไร? ก็เพราะคนคิดระบบเอกสารไม่เข้าใจงานนั้นอย่างแท้จริงน่ะสิ… เอะอะอะไรก็ให้สร้างเอกสารขึ้นมารองรับตลอด 

        ทำไมระบบเอกสารจึงเป็นแพะอยู่ร่ำไป?? ถ้าเช่นนั้นเรามาลองพิจารณากันดีกว่าว่าระบบเอกสารมันเลวร้ายหรือดีเพียงใด ทำไมองค์กรจึงให้ทำกันนัก !!!

        ในเชิงการบริหารงานอย่างมีระบบ (System) เอกสารจะเป็นตัวช่วยให้การทำงานชัดเจนและเป็นมาตรฐาน (Standard) เดียวกัน เพราะถ้ามองในมุมของ System แล้ว การจะควบคุมให้คนหลายคนทำงานอย่างเดียวกัน แล้วได้ผลลัพธ์ที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ไม่ใช่เรื่องง่ายนัก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีอะไรสักอย่างที่จะมาควบคุม (Control) ซึ่งวิธีการที่ง่ายและสะดวกวิธีการหนึ่งก็คือ การจัดทำเป็นเอกสารทั้งในรูปแบบของมาตรฐานเพื่อให้ปฏิบัติตาม (Document) และเอกสารแสดงผลการทำงาน (Record)

        หลักการทุกอย่าง ผู้คิดค้นมีเจตนาดีทั้งนั้น การจะนำหลักการนั้นมาใช้แล้วเกิดประโยชน์กับองค์กรและคนในองค์กร หรือสร้างปัญหาน่าปวดหัวให้องค์กรและคนในองค์กร ขึ้นอยู่กับคนที่รับหลักการนั้นมาใช้งานมากกว่า ถ้าคนรับมาใช้มีความเข้าใจอย่างแท้จริง (เข้าใจแก่นแท้ของมัน) ก็จะสามารถนำมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับงานขององค์กรตนเองได้ แต่ถ้าคนที่รับมาใช้ไม่เข้าใจ ก็อาจทำให้หลักการนั้น กลายเป็นตัวปัญหาในองค์กรได้เช่นกัน

        ระบบเอกสารจะมีประโยชน์หลักๆ อยู่ใน 3 กรณี คือ
             1. เป็นมาตรฐานให้คนปฏิบัติตาม และใช้เป็นสื่อสอนงานให้กับพนักงานใหม่ได้
             2. เป็นหลักฐานให้องค์กรสอบข้อมูลย้อนกลับในกรณีเกิดปัญหา และทำให้วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาได้ง่ายและชัดเจน (ไม่ต้องนั่งเทียน !!!)
             3. เป็นข้อมูลตั้งต้น (Base line) ให้องค์กรศึกษาเพื่อพัฒนาและปรับปรุงสู่นวัตกรรม ทั้งในด้านผลิตภัณฑ์ กระบวนการ และธุรกิจ

        เมื่อรู้ถึงประโยชน์ที่แท้จริงของระบบเอกสารแล้ว ก็ขอเชิญชวนให้พวกเรามาปรับปรุงระบบเอกสารให้มีเท่าที่จำเป็นกันดีกว่า ขอย้ำว่ามีเพื่อประโยชน์ในการทำงาน โดยทั้งนี้ทั้งนั้นการทำให้มีเอกสารเท่าที่จำเป็นก็ต้องสร้างความสมดุล (Balance) ระหว่าง การทำงานอย่างมีระบบ และมีเอกสารเท่าที่จำเป็นที่เพียงพอต่อการทำงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าหรือผู้มารับบริการ

ด้วยหลักการง่ายๆเพียงเท่านี้ก็น่าจะพอเป็นจุดเริ่มต้น ให้พวกเราเปลี่ยนยาขมของงานด้านระบบเอกสาร มาเป็นตัวช่วยทำให้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้แล้วนะคะ 🙂

หมายเหตุ – ขอขอบคุณ @somkiat ที่จุดประกายให้ผู้เขียนหยิบยกเรื่องระบบเอกสารมาเล่าสู่กันฟัง 🙂