การบริหารจัดการคลังความรู้ (Knowledge Storage Management)

องค์ประกอบที่สำคัญของการบริหารคลังความรู้ (Knowledge Storage Management)
สามารถจำแนกออกมาได้หลักๆ เป็น 3 ประการ ได้แก่

1) เนื้อหาความรู้ที่สำคัญ (Knowledge Content)

2) แหล่งเก็บเนื้อหาความรู้ (Knowledge Storage)

3) กิจกรรมกระตุ้นให้คนเข้ามาใช้และนำความรู้เข้ามาจัดเก็บในแหล่งความรู้ขององค์กร

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่ http://www.kminbusiness.com/2015/11/03/%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%9A%E0%B8%A3%E0%B8%B4%E0%B8%AB%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%88%E0%B8%B1%E0%B8%94%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%84%E0%B8%A5%E0%B8%B1%E0%B8%87%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2/

กฎของ KM ที่คนทำ KM ต้องรู้ !!!

จากประสบการณ์การทำ KM (Knowledge Management) มายาวนาน ผู้เขียนพบปัญหาคลาสสิคของการทำ KM ที่คิดว่าคนทำ KM ทุกวงการต้องประสบพบเจอเหมือนกันแน่ๆ คือ ความร่วมมือของ “คน” ทั้งคนที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ ที่เราต้องการสกัดความรู้จากเขาเหล่านั้น ตลอดจนคนในองค์กรที่มีส่วนร่วมทำให้การดำเนิน KM ในองค์กรราบรื่น
ปัญหานี้ผู้เขียนต้องเจอทั้ง 2 ด้านเลยนะ ทั้งการไปช่วยองค์กรอื่นๆทำ KM และจากการทำ KM ในองค์กรตัวเอง ….นี่เป็นปัญหาระดับชาติของคนทำ KM เลยนะ !!! แล้วเราจะทำอย่างไร เพื่อแก้ปัญหาอันนี้ให้ได้ล่ะ? …ผู้เขียนพยายามศึกษาค้นคว้าจากตำราต่างๆมากมายจนปวดหัวไปหมด ไม่เว้นแม้แต่การใช้เวลากับตัวเองด้วยการลองมานั่งทบทวนเอาจากประสบการณ์ของตัวเองว่า ทำไมบางกิจกรรมเราอยากเข้าไปมีส่วนร่วมมากๆ บางกิจกรรมเราอยากหลีกหนีให้ไกล (และหนีจริงๆด้วยนะ ^^)
ในที่สุดผู้เขียนไปเจอหลักการด้าน HR อันนึงน่าสนใจมาก ที่เอามาประยุกต์ใช้กับการทำ KM ได้ดีเชียวล่ะ หลักการที่ว่านั้น ผู้เขียนประยุกต์มาจากประเด็นนึงของหนังสือชื่อ บทบาท HR ในโลกของ KM ของ Christina Evans หลักการนี้ถูกเรียกว่า “กฎ 3 ประการของ KM” ดังภาพที่ 1

เจอหลักการนี้เข้าไป ถึงบางอ้อเลย …ค้นพบสัจธรรมของการทำ KM ทันที !! ก่อนที่ผู้เขียนจะมาแชร์บทความนี้ ผู้เขียนได้ทดลองใช้หลักการนี้มาประมาณ 1 ปีพอดี ซึ่งก็พอสรุปได้ว่า หลักการนี้ใช้ได้ผลจริง!!!

ถ้าลองดู กฎ 3 ประการ ของ KM ดังภาพ จะเห็นว่า เป็นอะไรที่ง่ายมากๆ แต่บอกได้เลยว่าทำจริงไม่ง่ายนักหรอกนะคะ แต่ก็นั่นแหละ มันก็ไม่ได้ยากเย็นซะจนทำไม่ได้ด้วยเช่นกัน
         

          กฎ 3 ประการ ของ KM ประกอบด้วย
1. สมัครใจ – การทำ KM ต้องเกิดจากคนที่สมัครใจทำ สมัครใจถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนเรียนรู้ สมัครใจที่จะเข้ามามีส่วนร่วม อย่าบังคับ เพราะหากเกิดจากการบังคับมันจะเกิดได้แค่ที่มีการบังคับ
2. สื่อไม่หมดใจ – เราพึงระลึกไว้ด้วยว่าโดยธรรมชาติของคนเรานั้น จะรู้มากกว่าที่เราพูดออกมา และ จะพูดได้มากกว่าการเขียนบันทึกเป็นตำรา
3. ต้องมี Passion – เพราะ KM เป็นเรื่องของคน การจะทำให้ KM เกิดในองค์กรได้อย่างยั่งยืน ต้องทำให้คนเห็นประโยชน์และอยากทำ ถ้าทำให้คนเกิด Passion ได้ อะไรๆก็ง่ายขึ้นเยอะ

จากประสบการณ์ง่ายๆเรื่องนี้ หวังว่าคน KM คงสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กร เพื่อปลุก KM ให้มีชีวิต และสร้างสรรค์สิ่งที่มีประโยชน์กับองค์กรได้ด้วยหลักการ KM กันอย่างสนุกสนานนะคะ เรื่องแบบนี้ไม่ลองไม่รู้ค่ะ เพราะ KM ของแต่ละองค์กร จะมีบุคลิกแตกต่างกันไป ขึ้นกับ Culture ของคนในองค์กรนั้นๆ ด้วยนะคะ

————————————————————————————————————————————-
ผู้เขียน : สุประภาดา โชติมณี
Knowledge Management Consultant
สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
suprapada@ftpi.or.th

KM (ไม่)กึ่งสำเร็จรูป !!!

ห่างหายจากการเขียนบทความลง Blog ไปนาน(มาก) ซึ่งในช่วงที่ผ่านมาก็มีเรื่องราวต่างๆผ่านเข้ามาในชีวิตผู้เขียนมากมาย มีหลายเรื่องหลายประเด็นที่อยากเอามาเขียนลง Blog มาแชร์มาแบ่งปันกัน แต่ก็ได้แต่ว่าจะ..ว่าจะ..จะๆมาหลายครั้ง ไม่ได้ลงมือเสียที จนเวลาล่วงเลยมาจนถึงบัดนี้ วันนี้นึกขึ้นมาได้เลยต้องรีบลงมือเขียน

เมื่อพูดถึงการประยุกต์ใช้ KM (Knowledge Management) ในองค์กรให้มีประสิทธิผล ดูเหมือนยังเป็นยาขมของหลายๆองค์กรกันอยู่เลย ผู้เขียนจึงมีความคิดเล่นๆว่า ถ้า KM เป็นเหมือนบะหมี่กึ่งสำเร็จรูปก็คงจะดีมิใช่น้อย องค์กรไหนอยากประยุกต์ KM ขึ้นมาก็ไปซื้อแพ็คเกจ KM ที่เหมาะกับตัวเองมา แล้วเอามาวางระบบในองค์กร เหมือนเราเอาบะหมี่กึ่งสำเร็จรูปมาฉีกซอง เติมน้ำร้อน รอ 3 นาที ก็รับประทานได้ทันที อยากจะปรุงแต่งให้มีรสชาติอย่างไรก็เติมเครื่องปรุง เนื้อสัตว์และผักตามชอบ ก็อิ่มอร่อยได้แล้ว

Reference : ramenreporter.wordpress.com

แต่ KM ไม่ใช่บะหมี่กึ่งสำเร็จรูป มันจึงไม่ง่ายที่จะนำระบบ KM ที่ประสบความสำเร็จจากองค์กรหนึ่งมาใช้กับอีกองค์กรหนึ่งได้ทันที สิ่งที่เราสามารถนำมาใช้ได้คือแนวทางหรือแนวคิดที่องค์กรอื่นทำแล้วประสบความสำเร็จ โดยต้องนำมาประยุกต์หรือปรับเปลี่ยนการใช้ให้เหมาะกับบริบทขององค์กรด้วย หรืออีกนัยนึง คือ ต้องนำมาปรับให้เหมาะกับจริตของคนในองค์กรด้วย

เมื่อลองพิจารณาองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการของการประยุกต์ KM ในองค์กร ที่ประกอบด้วย คน, กระบวนการ และเทคโนโลยี ดังภาพ

จะเห็นว่าสิ่งสำคัญมากประการหนึ่งของการประยุกต์ KM ในองค์กรให้มีประสิทธิผล (Effective KM) นั่นคือ คน ซึ่งองค์กรต้องทำให้คนในองค์กรเห็นความสำคัญและอยากทำให้ได้ เมื่อทำได้แล้วสิ่งที่จะตามมาก็คือ คนมีใจอยากทำ (HEART) >> คนจึงอยากคิดวิธีการที่จะทำให้สำเร็จ (HEAD) >> แล้วคนจึงลงมือทำด้วยความเต็มใจ (HANDs)

ถึงแม้ KM ไม่ใช่บะหมี่กึ่งสำเร็จรูป แต่หากองค์กรจับหลักการ KM ได้, เข้าใจบริบทองค์กร และเข้าใจจริตคนในองค์กร ก็สามารถผลักดันให้ KM เกิดในองค์กรของเราอย่างมีประสิทธิผลได้แน่นอนค่ะ 🙂

การทำให้การจัดการความรู้เป็นระบบได้ง่ายๆในองค์กร

           ปัญหาที่ตามมาอย่างหนึ่งภายหลังการรวบรวมความรู้จากผู้ปฏิบัติในองค์กรออกมา แล้วมาจัดเก็บไว้ในถังความรู้ขององค์กรแล้วคือ จะทำอะไรต่อไป แค่สกัดความรู้ออกมาได้ แล้วมาจับใส่ลงถัง ถือว่ามีระบบการจัดการความรู้ (KM) แล้วหรือ? คำตอบคือ ยัง? ยังไม่ถือว่ามีระบบการจัดการความรู้ เพราะการที่จะกล่าวได้ว่ามีระบบการจัดการความรู้เกิดขึ้นแล้ว จะต้องมีครบองค์ประชุม อันได้แก่…

         กำหนดองค์ความรู้ที่สำคัญกับธุรกิจ –> สร้างความรู้นั้นให้เกิดขึ้นในองค์กร –> จัดเก็บความรู้นั้นเข้าถังความรู้ขององค์กร –> นำความรู้นั้นไปใช้งาน –> Update ความรู้นั้นให้ทันสมัยอยู่เสมอ –> ย้อนกลับไปดูว่าความรู้ที่สร้างและ update อยู่นี้ยังคงสอดคล้องกับความรู้ที่สำคัญของธุรกิจ

           

           ความยากหรือง่ายของการนำ KM มาประยุกต์ใช้ในองค์กร ไม่ได้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของ KM Process หรือ KM Model เลย แต่อยู่ที่ว่า เราจะมีวิธีการประยุกต์อย่างไรให้เหมาะกับองค์กรเรามากที่สุด  และถ้าเรายึดคติว่าจะนำ KM มาประยุกต์ใช้ โดยตั้งอยู่บนพื้นฐานของการทำให้เกิดประโยชน์กับผู้ปฏิบัติงานมากที่สุด  ก็สามารถเริ่มต้นและเดินต่อไปไม่ยากนัก เพราะเมื่อผู้ปฏิบัติเห็นความสำคัญ มันก็จะนำไปสู่การพัฒนางาน  และส่งผลถึงการพัฒนาองค์กรต่อไป…

           และที่สำคัญอย่าลืมนะคะว่า องค์กรไม่สามารถเกิด KM ได้ด้วยตัวเอง แต่การจะเกิด KM ได้นั้น มันต้องเกิดจากคนในองค์กรทำให้มันเกิดขึ้นมาต่างหาก  🙂

การทำให้เกิด KM ง่ายๆจากการทำงาน…ทำได้อย่างไร ?

ถ้ามีการตั้งคำถามว่า “การทำงานทุกอย่างมีองค์ความรู้เกิดขึ้นได้ทุกงานเลยหรือ ? ”  โดยส่วนตัวต้องขอตอบเลยว่า “ใช่” 

เพียงแต่องค์ความรู้ที่เกิดขึ้นนั้น มันอาจจะมีประโยชน์กับงานที่เราทำอยู่มาก น้อย หรือไม่มีเลย ก็ได้ ….

 

ซึ่งถ้าเรามาลองพิจารณากันให้ดีๆ เราจะเห็นได้ว่าในการทำงานของเราแต่ละวันนั้น เกิดความรู้ขึ้นมากมาย

ทั้งก่อนทำงาน ที่พวกเราต้องศึกษาหาข้อมูลมาประกอบเพื่อให้สามารถทำงานได้ดี 

และในขณะลงมือทำงานหรือทำโครงการใดๆก็ตาม ก็จะเกิดความรู้ขึ้นมา เช่นเมื่อลงมือทำงานแล้วเรามีทักษะ ความชำนาญมากขึ้น หรือแม้แต่เมื่อเจอปัญหาหรืออุปสรรคต่างๆ เราต้องหาวิธีการแก้ปัญหานั้น ซึ่ง ณ จุดนั้นเอง ก็จะเกิดความรู้ขึ้นกับตัวเราเอง โดยเราอาจจะไม่รู้ตัว  

และเมื่อเราทำงานจบ เรามีการทบทวนผลงานที่ผ่านมา สรุปปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้น เราก็จะได้ความรู้ขึ้นมาอีกมากมายเลยทีเดียว  

 

ความรู้ต่างๆเหล่านี้มีประโยชน์มากถ้าเรามีวิธีการรวบรวมและจัดเก็บมันไว้ เพื่อใช้ประโยชน์ในการทำงานครั้งต่อไป หรือใช้เป็นข้อมูลให้คนอื่นมาศึกษาก่อนลงมือทำงานนี้แทนเราได้เช่นกัน  ซึ่งสามารถสรุปออกมาได้ดังภาพ

 

 

จากภาพข้างต้นจะเห็นว่า เพียงเรามีการรวบรวมความรู้จากการทำงานไว้ทั้งก่อนปฏิบัติงาน  ขณะปฏิบัติงาน และหลังปฏิบัติงานจบแล้ว

โดยรวบรวมออกมาเป็นสื่อ (media) ต่างๆ  แล้วจัดเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง (Center) ของหน่วยงานหรืองค์กร

เราก็จะมีองค์ความรู้ดีๆ เอาไว้ใช้งานหรือเอาไว้ใช้เพื่อการศึกษาต่อยอดได้ไม่ยากเลย 🙂